Tại Nhật Bản, con dấu cá nhân được sử dụng phổ biến thay cho chữ ký trong nhiều giấy tờ và giao dịch hàng ngày. Vì vậy, đối với thực tập sinh và lao động Việt Nam, làm con dấu đi xuất khẩu lao động Nhật Bản là một trong những bước chuẩn bị quan trọng trước khi xuất cảnh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn nên làm con dấu ở Nhật hay ở Việt Nam, khắc họ hay tên, sử dụng trong trường hợp nào và chi phí ra sao. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ cách làm con dấu đi Nhật mới nhất hiện nay.
Con dấu ở Nhật Bản là gì? Dùng để làm gì?
Nội dung bài viết
Con dấu ở Nhật Bản (Inkan) là loại dấu cá nhân được sử dụng thay cho chữ ký trong nhiều giấy tờ và giao dịch hàng ngày. Đối với thực tập sinh và lao động Việt Nam, con dấu thường được dùng khi mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng, nhận bưu phẩm hoặc thực hiện các thủ tục hành chính tại Nhật.
Tại Nhật Bản, con dấu cá nhân thường được chia thành 3 loại phổ biến gồm:
- Ginkoin: Dùng để mở tài khoản và giao dịch ngân hàng
- Jitsuin: Con dấu đã đăng ký với chính quyền địa phương, sử dụng cho giấy tờ quan trọng
- Mitomein: Dùng trong sinh hoạt hàng ngày như ký nhận hàng hóa, giấy tờ hoặc bưu kiện
Trong đó, Ginkoin và Mitomein là hai loại con dấu được nhiều lao động Việt sử dụng phổ biến nhất khi sinh sống và làm việc tại Nhật Bản.
Làm con dấu ở Nhật tại Việt Nam như thế nào?
Để làm con dấu đi Nhật tại Việt Nam, người lao động cần chuẩn bị tên tiếng Nhật, lựa chọn chất liệu con dấu và đăng ký tại cơ sở khắc dấu. Thông thường, thời gian hoàn thiện chỉ khoảng 1–2 ngày tùy từng loại con dấu.
Quy trình làm con dấu đi Nhật thường gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị tên dùng để khắc dấu
Trước khi làm con dấu, người lao động cần xác định chính xác tên tiếng Nhật sẽ sử dụng để tránh sai thông tin khi dùng tại Nhật Bản.
Bước 2: Chọn chất liệu con dấu
Con dấu đi Nhật thường được làm bằng gỗ, nhựa hoặc đồng. Tùy nhu cầu sử dụng và chi phí, mỗi người có thể lựa chọn loại phù hợp.
Bước 3: Đăng ký khắc dấu
Sau khi thống nhất thông tin, cơ sở khắc dấu sẽ tiến hành làm con dấu theo nội dung đã đăng ký. Thời gian hoàn thiện thường khoảng 1–2 ngày.
Bước 4: Kiểm tra lại con dấu trước khi nhận
Người lao động nên kiểm tra kỹ thông tin khắc trên dấu và chất lượng mực in để hạn chế sai sót khi sử dụng sau này.
Đối với thực tập sinh tham gia chương trình tại JVNET, công ty sẽ hỗ trợ hướng dẫn làm con dấu trước khi xuất cảnh sang Nhật.
👉 Xem thêm: Đi Nhật nên mang những gì? Danh sách những đồ nên mang khi sang Nhật
Hướng dẫn cách làm và đăng ký con dấu tại Nhật Bản
Để làm con dấu ở Nhật Bản, người lao động cần có giấy tờ cư trú hợp pháp và lựa chọn loại con dấu phù hợp với mục đích sử dụng. Sau khi hoàn thành con dấu, người dùng có thể đăng ký xác nhận con dấu tại cơ quan hành chính địa phương nếu cần sử dụng cho các thủ tục quan trọng.
Điều kiện làm con dấu bên Nhật
Người lao động thường cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản như:
- Từ 16 tuổi trở lên
- Có thẻ cư trú hoặc giấy tờ cư trú hợp pháp tại Nhật Bản
Địa điểm làm con dấu ở Nhật
Người lao động có thể đến các cửa hàng làm con dấu ở Nhật (はんこ屋さん – Hankoya) để đặt làm con dấu riêng hoặc đặt mua online thông qua các website chuyên khắc dấu. Đây cũng là địa điểm làm con dấu ở Nhật được nhiều thực tập sinh và lao động Việt lựa chọn khi mới sang Nhật sinh sống và làm việc.
Ngoài ra, với các loại con dấu dùng trong sinh hoạt hàng ngày như ký nhận bưu kiện hoặc giấy tờ đơn giản, một số lao động lựa chọn mua tại cửa hàng 100 yên để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải tên tiếng Nhật nào cũng có sẵn tại đây.
Đăng ký con dấu tại Nhật Bản
Sau khi làm con dấu, người lao động có thể đăng ký xác nhận con dấu tại cơ quan hành chính địa phương nơi đang cư trú (市役所 – Shiyakusho) nếu cần sử dụng cho các giấy tờ quan trọng như hợp đồng, ngân hàng hoặc thủ tục pháp lý.
Thông thường, hồ sơ đăng ký gồm:
- Con dấu cần đăng ký
- Thẻ cư trú hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh
Khi đến cơ quan hành chính địa phương, người lao động sẽ điền thông tin vào mẫu đăng ký và nộp trực tiếp cho nhân viên tiếp nhận. Nếu hồ sơ hợp lệ, giấy xác nhận đăng ký con dấu thường được cấp ngay trong ngày.
👉 Tìm hiểu: Shiyakusho là gì? Địa chỉ và thời gian làm việc
Sau khi hoàn tất đăng ký, người lao động có thể được cấp giấy chứng minh con dấu (印鑑証明書 – Inkanshoumeisho). Đây là giấy tờ dùng để xác nhận con dấu đã được đăng ký hợp pháp tại Nhật Bản và thường sử dụng trong các thủ tục quan trọng.
Giải đáp thắc mắc khi làm con dấu cá nhân ở Nhật
Giá làm con dấu tại Nhật khoảng bao nhiêu?
Trả lời: Chi phí làm con dấu tại Nhật thường dao động từ vài trăm đến vài nghìn yên tùy chất liệu và loại con dấu.
Chỗ làm con dấu ở Nhật ở đâu?
Trả lời: Người lao động có thể làm con dấu tại các cửa hàng khắc dấu (Hankoya) hoặc đặt mua online tại Nhật.
Nên làm con dấu tại Việt Nam hay sau khi sang Nhật?
Trả lời: Nhiều lao động lựa chọn làm con dấu trước khi xuất cảnh để chủ động hơn khi sang Nhật. Tuy nhiên, người lao động vẫn có thể làm con dấu trực tiếp tại Nhật nếu cần thay đổi tên khắc hoặc lựa chọn loại dấu phù hợp hơn.
👉 Tìm hiểu thêm: Thủ tục làm hộ chiếu đi Nhật chi tiết và mới nhất
Nên khắc họ hay tên khi làm con dấu đi Nhật?
Trả lời: Lao động nước ngoài có thể khắc họ hoặc tên miễn thông tin phù hợp với giấy tờ cư trú tại Nhật. Nhiều lao động Việt thường sử dụng tên tiếng Nhật viết bằng Katakana để thuận tiện khi sử dụng.
Những trường hợp nào không thể đăng ký con dấu tại Nhật?
Trả lời: Một số con dấu có thể không được chấp nhận nếu thông tin khắc không trùng giấy tờ cư trú, kích thước không đúng quy định hoặc con dấu bị lỗi, không rõ nét.
Con dấu bị mờ hoặc nứt có dùng được không?
Trả lời: Những con dấu bị mờ nét, nứt hoặc khó nhìn rõ thông tin có thể không được chấp nhận trong một số giao dịch quan trọng tại Nhật. Vì vậy, người lao động nên kiểm tra và thay mới nếu con dấu bị hư hỏng sau thời gian dài sử dụng.
Lời kết
Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về làm con dấu ở Nhật và chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị trước khi xuất cảnh. Dù không phải giấy tờ quá phức tạp, nhưng con dấu lại gắn liền với nhiều hoạt động quan trọng trong cuộc sống tại Nhật Bản. Vì vậy, người lao động nên tìm hiểu kỹ thông tin và chuẩn bị phù hợp để tránh phát sinh bất tiện trong thời gian học tập và làm việc tại Nhật.
