Hộ chiếu – passport là giấy tờ bắt buộc phải có nếu bạn muốn đi xuất khẩu lao động sang Nhật hay bất kỳ quốc gia nào khác. Vậy thủ tục làm hộ chiếu đi Nhật là gì? Hồ sơ, chi phí làm hộ chiếu như thế nào? Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để biết tất tần tật thông tin liên quan đến hộ chiếu. Từ đó, bạn có thể tự làm hộ chiếu với chi phí thấp và thời gian nhanh nhất.
Những điều cần biết về hộ chiếu đi XKLĐ Nhật
Nội dung bài viết
Hộ chiếu (passport) là giấy tờ bắt buộc đối với người đi xuất khẩu lao động hoặc du học Nhật Bản. Đây là giấy tờ dùng để xác nhận danh tính và quốc tịch của công dân khi thực hiện thủ tục xuất nhập cảnh giữa các quốc gia.
Trong quá trình tham gia XKLĐ Nhật, hộ chiếu được sử dụng ở nhiều bước quan trọng như: đăng ký hồ sơ đi Nhật, xin visa, làm tư cách lưu trú và hoàn tất thủ tục xuất nhập cảnh. Vì vậy, người lao động nên chủ động làm passport sớm để tránh ảnh hưởng lịch phỏng vấn hoặc tiến độ xuất cảnh.
Thông tin quan trọng trên hộ chiếu (passport)
Trên hộ chiếu sẽ hiển thị nhiều thông tin cá nhân quan trọng phục vụ quá trình làm hồ sơ và xuất nhập cảnh, bao gồm:
- Số hộ chiếu
- Ảnh cá nhân
- Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính
- Số CCCD/CMND
- Nơi sinh
- Cơ quan cấp, nơi cấp
- Thời hạn sử dụng hộ chiếu
- Trang xác nhận visa/thị thực
Khi nhận hộ chiếu, người lao động nên kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin cá nhân. Thực tế, đã có trường hợp phải điều chỉnh hoặc làm lại hồ sơ do thông tin trên passport không trùng khớp với CCCD hoặc giấy tờ cá nhân. Chỉ cần sai lệch nhỏ về họ tên, ngày sinh hay số CCCD cũng có thể ảnh hưởng quá trình xin visa và xuất cảnh sang Nhật.
Ngoài ra, nhiều lao động hiện nay lựa chọn hộ chiếu gắn chip điện tử nhằm hỗ trợ quá trình kiểm tra thông tin và làm thủ tục tại sân bay nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, người đi XKLĐ Nhật vẫn có thể sử dụng cả hộ chiếu gắn chip và không gắn chip theo đúng quy định hiện hành.
👉 Xem thêm: 10 quy định mới về chụp ảnh hộ chiếu đi Nhật
Người đi XKLĐ Nhật sử dụng loại hộ chiếu nào?
Hiện nay, hộ chiếu Việt Nam gồm 3 loại chính: hộ chiếu phổ thông, hộ chiếu công vụ và hộ chiếu ngoại giao. Trong đó, người đi xuất khẩu lao động Nhật Bản sẽ sử dụng hộ chiếu phổ thông.
Đây là loại passport được cấp cho công dân Việt Nam với mục đích học tập, du lịch, làm việc hoặc định cư ở nước ngoài. Hiện nay, hộ chiếu phổ thông Việt Nam có màu xanh tím than.
Hai loại còn lại là hộ chiếu công vụ và hộ chiếu ngoại giao chủ yếu dành cho cán bộ hoặc cơ quan Nhà nước thực hiện nhiệm vụ đặc biệt ở nước ngoài, không áp dụng với lao động đi Nhật.
Ngoài ra, người lao động cũng nên kiểm tra thời hạn hộ chiếu trước khi đăng ký đơn hàng Nhật Bản. Bởi nhiều nghiệp đoàn hoặc công ty tiếp nhận yêu cầu passport còn hạn sử dụng đủ dài để thuận tiện trong quá trình xin visa và hoàn thiện hồ sơ xuất cảnh.
Hướng dẫn thủ tục làm hộ chiếu đi xuất khẩu lao động
So với những năm trước, thủ tục làm hộ chiếu đi Nhật dễ dàng hơn rất nhiều. Chỉ cần người xin cấp hộ chiếu chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, ảnh và nộp đầy đủ lệ phí là đã hoàn thiện thủ tục cấp hộ chiếu. Đặc biệt là một số loại giấy tờ làm hộ chiếu có thể làm online trên hệ thống điện tử của Cục quản lý xuất nhập cảnh. Điều này giúp rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ và tiết kiệm chi phí đi lại cho người xin cấp hộ chiếu.
Thủ tục cấp hộ chiếu lần đầu
Để xin cấp hộ chiếu lần đầu, các bạn cần chuẩn bị hồ sơ làm hộ chiếu như sau:
(1) Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (Theo mẫu TK1)
(2) 4 ảnh 4*6cm (ảnh chụp không quá 6 tháng, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu trần, không đeo kính màu)
* Trường hợp trẻ em dưới 14 tuổi: cần tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu X01, được công an xã, phường, thị trấn nơi trẻ em đó thường trú hoặc tạm trú xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh; 4 ảnh 4x6cm; bản sao giấy khai sinh (nếu cần).
* Trẻ em dưới 9 tuổi đề nghị cấp chung hộ chiếu với bố hoặc mẹ cần nộp 01 bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh và 02 ảnh cỡ 3x4cm.
Thủ tục gia hạn, bổ sung, sửa đổi, cấp đổi hoặc cấp lại hộ chiếu
– 01 tờ khai đề nghị gia hạn, bổ sung, sửa đổi, cấp đổi hộ chiếu phổ thông (theo mẫu TK2)
– Nếu xin gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu thì cần dán ảnh, nếu xin cấp đổi hộ chiếu thì kèm theo 3 ảnh mới chụp không quá 6 tháng cỡ 4x6cm.
– Trường hợp xin sửa đổi chi tiết nhân thân ghi trong hộ chiếu (như họ tên, ngày sinh, nơi sinh…), phải kèm theo các giấy tờ có giá trị pháp lý về việc thay đổi đó.
– Trường hợp cấp lại hộ chiếu khi bị mất hoặc đã quá hạn 1 năm trở lên mới xin gia hạn hoặc xin cấp đổi thì phải làm thủ tục đề nghị cấp hộ chiếu như lần đầu.
👉 Tìm hiểu: xin tư cách lưu trú nhật bản mất bao lâu?
Nộp hồ sơ làm hộ chiếu ở đâu?
Hồ sơ xin cấp hộ chiếu đi Nhật hay các nước khác được nộp tại:
– Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thường trú hoặc tạm trú;
– Cục quản lý xuất nhập cảnh
– Qua đường bưu điện
– Thời gian nhận hồ sơ: Từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngay lễ và chủ nhật)
Làm hộ chiếu mất bao nhiêu ngày?
Nơi nhận kết quả làm hộ chiếu
Người làm đề nghị cấp hộ chiếu nhận kết quả tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh tại địa phương. Khi đến nhận kết quả thì cần mang theo giấy hẹn trả kết quả và thẻ căn cước công dân. Đối với trường hợp nhận kết quả hộ chiếu qua đường bưu chính thì làm theo hướng dẫn của cơ quan dịch vụ bưu chính. Thời gian nhận kết quả kéo dài từ thứ 2 đến hết thứ 6 (trừ t7, cn và các ngày lễ)
Chi phí làm hộ chiếu
Kể từ 01/01/2026, mức lệ phí cấp cấp hộ chiếu sẽ áp dụng như sau:
+ Lệ phí cấp hộ chiếu MỚI là 200.000 đồng
+ Lệ phí cấp LẠI do bị hỏng hoặc bị mất là 400.000 đồng
👉 Xem thêm: thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản – Cập nhật mới nhất
Hướng dẫn đăng ký thủ tục làm hộ chiếu online
Công dân Việt Nam thường trú ở trong nước có nhu cầu cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông có thể truy cập vào hệ thống điện tử của Cục quản lý xuất nhập cảnh để khai tờ khai điện tử và đặt lịch hẹn nộp hồ sơ theo hướng dẫn sau đây:
Bước 1: Khai thông tin vào tờ khai điện tử
Truy cập vào hệ thống điện tử của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh tại địa chỉ: https://hochieu.xuatnhapcanh.gov.vn. Chọn mục “Chọn mục này để khai thông tin tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu”. Cập nhật thông tin vào tờ khai điện tử theo thứ tự từ mục 1 đến mục 17 (đối với những mục không có thông tin kê khai thì để trống).
Bước 2: Xác nhận thông tin đã khai
Sau khi nhập thông tin vào các mục trong tờ khai, cần xác nhận lại thông tin bằng cách nhập lại các ký tự hiển thị tự động trên màn hình.
Bước 3: Kiểm tra thông tin và đặt lịch hẹn nộp hồ sơ
Sau khi nhập đầy đủ thông tin vào tờ khai điện tử, vào mục “Kiểm tra lại thông tin đã khai” để kiểm tra lại các thông tin đã nhập.
Trường hợp thông tin chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ thì chọn “Quay lại” để sửa chữa, bổ sung.
Nếu thông tin đã đầy đủ, chính xác thì nhấn vào nội dung “Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên” để xác nhận thông tin đã khai. Sau đó vào mục “Đặt lịch hẹn” để lựa chọn thời điểm nộp hồ sơ phù hợp với lịch tiếp nhận hồ sơ của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh. Khi đã hoàn tất việc khai thông tin và đặt lịch hẹn, chọn “Kết thúc” để lưu thông tin và ghi nhận mã số tờ khai.
Bước 4: In tờ khai
Đối với trường hợp gửi hồ sơ đề nghị cấp lại hộ chiếu qua đường bưu điện, trường hợp trẻ em dưới 14 tuổi đề nghị cấp hộ chiếu hoặc trường hợp ủy thác cấp hộ chiếu thì sau khi nhập thông tin vào tờ khai và đặt lịch hẹn nộp hồ sơ, người đề nghị phải IN TỜ KHAI (chọn mục “In tờ khai và kết thúc”), sau đó dán ảnh vào tờ khai để lấy xác nhận và giáp lai ảnh của Công an xã, phường nơi thường trú hoặc tạm trú.
Bước 5: Nộp hồ sơ
Người đã khai tờ khai điện tử sẽ căn cứ vào lịch hẹn nộp hồ sơ để đến Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi đã đăng ký để nộp hồ sơ. Khi nộp hồ sơ cung cấp cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ tờ khai, chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân để thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ.
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày đặt lịch hẹn, nếu công dân không đến Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nộp hồ sơ thì thông tin về tờ khai điện tử sẽ tự động xóa trên trang website của Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
