Tại Nhật Bản, mỗi cá nhân đều sử dụng con dấu (hay còn gọi là Inkan) thay cho chữ ký. Vì vậy để thuận tiện giải quyết các loại giấy tờ khi sinh sống và làm việc tại quốc gia Nhật Bản, người lao động cần phải sở hữu một con dấu riêng. Nội dung bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách làm con dấu ở Nhật và Việt Nam một cách chi tiết. Đồng thời giải đáp tấn tần tật những thắc mắc khi làm đi làm con dấu.
Ý nghĩa của con dấu ở Nhật Bản
Nội dung bài viết
Tại Việt Nam, chỉ có công ty mới được phép sử dụng con dấu. Tuy nhiên, tại Nhật Bản mỗi cá nhân đều sở hữu con dấu thay cho chữ ký để giải quyết các loại giấy tờ. Chính vì vậy, bất kỳ người nước ngoài nào sinh sống dài hạn tại Nhật đều phải trang bị cho mình ít nhất một con dấu (hay còn gọi là Inkan).
Inkan là con dấu dùng cho cả cá nhân và công ty. Tùy vào mục đích sử dụng, con dấu được chia làm 3 loại cơ bản gồm:
Ginkoin là con dấu dùng để mở tài khoản hoặc thực hiện giao dịch trong lĩnh vực ngân hàng
Jitsuin là con dấu đã được đăng ký với chính quyền địa phương. Được dùng vào những loại giấy tờ quan trọng và bảo mật như: giấy khai sinh, giấy kết hôn, mua bán xe hơi, chứng tử,…
Mitomein là con dấu dùng cho việc ký nhận hàng ngày như nhận hóa đơn, bưu kiện, văn phẩm, giao hàng,…
Như vậy, tùy vào mục đích sử dụng khác nhau sẽ dùng con dấu khác nhau. Vì thế, khi sinh sống và làm việc tại Nhật, bạn không thể dùng một con dấu để đóng cho tất cả các loại giấy tờ. Con dấu ở Nhật thường được làm bằng đá, nhựa hoặc gỗ. Tùy vào từng người để lựa chọn chất liệu con dấu cho phù hợp.
Hướng dẫn cách làm con dấu tên đi Nhật tại Việt Nam
So với làm con dấu ở Nhật thì cách làm con dấu đi Nhật ở Việt Nam đơn giản hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần đến địa chỉ làm con dấu uy tín để đăng ký dịch vụ làm con dấu tên. Tại đây, bạn cung cấp tên tiếng Nhật, chọn chất liệu và nộp các khoản phí làm con dấu. Giá làm con dấu tại Việt Nam khá rẻ. Con dấu làm bằng gỗ chỉ khoảng 140k và con dấu làm bằng đồng khoảng 195k (đã bao gồm khay mực)
Thông thường, chỉ sau khoảng 1-2 ngày là bạn có thể sở hữu một con dấu rồi. Lưu ý, khi nhận con dấu tên, bạn hãy đóng lên tờ giấy trắng để kiểm tra xem nội dung khắc lên con dấu có đúng với tên tiếng Nhật không. Đồng thời kiểm tra màu mực có đều không, sắc nét không.
Đối với những bạn tham gia chương trình XKLĐ Nhật Bản tại JVNET sẽ KHÔNG CẦN phải lo lắng tìm địa chỉ làm con dấu ở đâu đạt chuẩn. Bởi con dấu của các bạn sẽ được nhân viên công ty hỗ trợ làm với mức chi phí hợp lý nhất. Chất liệu con dấu là gỗ hoặc đồng tùy theo NLĐ lựa chọn.
Cập nhật ngay: Thông tin mới nhất về chương trình XKLĐ Nhật Bản 2025
Hướng dẫn chi tiết làm con dấu ở Nhật – thực tập sinh cần biết
Điều kiện làm con dấu cá nhân ở Nhật
Đối với những bạn đi du học hay đi XKLĐ muốn đăng ký làm con dấu ở Nhật Bản, cần phải thỏa mãn các điều kiện dưới đây:
+ Độ tuổi đăng ký làm con dấu ở Nhật: trên 16 tuổi
+ Có giấy chứng nhận đăng ký người nước ngoài
Sau khi có đủ các điều kiện trên, bạn thực hiện các bước làm con dấu dưới đây:
Xác định địa điểm làm con dấu bên Nhật
Để làm con dấu bên Nhật, bạn cần phải đến các cửa hàng làm con dấu (はんこ屋さん – Hankoyasan) để đặt làm một con dấu riêng. Bạn có thể lên google map để tìm kiếm địa chỉ làm con dấu Hankoyasan gần nhất. Hoặc bạn có thể đặt mua online qua các trang như Askul, Hanko-store, Hankoya, …
Đối với những bạn biết tên tiếng Nhật của mình và dùng con dấu để ký nhận bưu kiện, hóa đơn, văn phẩm,…thì có thể tìm mua con dấu ở cửa hàng 100 yên. Tuy nhiên, không phải bạn nào cũng tìm thấy tên của mình ở cửa hàng này.
Đăng ký làm con dấu tên ở Nhật Bản
Sau khi làm con dấu xong, bạn cần phải làm giấy đăng ký con dấu và giấy chứng minh con dấu:
– Làm giấy đăng ký con dấu (印鑑登録証 – inkantourokushou)
Để lấy đượс giấy đăng ký con dấu, bạn cần phải сһuẩn bị: Con ԁấu muốn đăng ký, giấy tờ tùу thân có ԁán ảnh (có tһể là hộ сһіếu, thẻ ngoại kіều hoặc giấy рһéр lái xe,…). Ѕаu đó bạn đến cơ sở сһínһ quyền địa рһương bạn đang сư trú (市役所 – shiyakusho) để làm giấy đăng ký con dấu.
Khi tới đâу, bạn lấy đơn đăng ký соn dấu và đіền đầy đủ tһông tin rồi nộр cho nhân vіên ở đó. Nếu không gặp vấn đề gì trụс trặc, bạn сó thể lấy đượс giấy đăng ký con dấu ngay trоng ngày.
– Làm giấy chứng minh con dấu (印鑑証明書 – inkanshoumeisho)
Để làm giấy chứng minh con dấu, bạn cần phải có giấy đăng ký con dấu, giấy tùy thân có dán ảnh. Khi đủ điều kiện, bạn điền các thông tin vào giấy đăng ký con dấu rồi nộp cho nhân viên.
Giải đáp thắc mắc khi làm con dấu đi Nhật Bản
Làm con dấu bên Nhật ở đâu?
Trả lời: Bạn có thể làm con dấu bên Nhật ở các cửa hàng làm con dấu – Hankoya (はんこ屋 – Hankoya). Bạn có thể tìm kiếm địa chỉ các cửa hàng này trên Google Map.
Giá làm con dấu tại Nhật là bao nhiêu tiền?
Thông thường, giá làm con dấu tại Nhật khoảng 1000 – 2000 yên trở lên tùy vào chất liệu sử dụng. Bạn cũng có thể đặt online trên các trang Askul, Hanko-store, Hankoya, … hoặc mua ở cửa hàng Donkihote với giá khoảng 500 yên. Ngoài ra, bạn có thể mua ở cửa hàng 100 yên nhưng ở đây ít đa dạng về tên.
Bạn muốn biết đi Nhật cần chuẩn bị những gì thì hãy CLICK XEM NGAY
Khắc họ hay tên khi làm con dấu?
Tại Nhật Bản, người Nhật thường khắc “Họ” của mình (được viết bằng chữ Kanji) lên con dấu của mình. Tuy nhiên, đối với người nước ngoài, bạn có thể khắc “Họ” hoặc “Tên” lên con dấu của mình. Với điều kiện thông tin Họ/tên phải có trong giấy đăng ký người nước ngoài.
Riêng đối với người lao động tham gia chương trình xuất khẩu Nhật Bản thường lấy tên chính (được viết bằng chữ Katakana) để khắc lên con dấu của mình.
Cách sử dụng con dấu tên như thế nào?
Trong quá trình sinh sống và làm việc tại Nhật, khi phải ký kết những loại giấy tờ liên quan, người lao động sử dụng con dấu riêng có khắc tên tiếng Nhật của mình để xác nhận thay vì chữ ký. Vì vậy, bắt buộc mỗi NLĐ đều phải có ít nhất một con dấu tên.
+ Khi bạn sử dụng con dấu cho những giao dịch quan trọng như ký kết hợp đồng mua bán,… thì phải sử dụng con dấu đã đăng ký với chính quyền địa phương (Jitsuin)
+ Khi bạn sử dụng con dấu để mở tài khoản ngân hàng hay thực hiện những giao dịch liên quan đến lĩnh vực ngân hàng như rút tiền tiết kiệm,… thì phải dùng con dấu Ginkoin.
+ Khi sử dụng con dấu cho những việc hàng ngày như xác nhận đã nhận bưu phẩm, thư từ,… thì dùng con dấu Mitomein.
Những trường hợp nào không được đăng ký làm con dấu đi Nhật?
– Con dấu đã được người kһáс đăng ký
– Соn dấu bị lỗі, không hoàn сһỉnһ, đường viền bị khiếm khuyết һоặс – không có đường viền
– Con ԁấu không khắc tên theo giấy đã đăng ký
– Con dấu сó đường kính nһỏ hơn 8mm һоặс lớn hơn 25mm
Chi phí làm con dấu đi Nhật Bản hết bao nhiêu tiền?
Chi phí làm con dấu đi Nhật đắt hay rẻ phụ thuộc vào số ký tự tên của người làm và chất liệu con dấu. Tại Việt Nam, chi phí làm con dấu đi xuất khẩu Nhật Bản khá rẻ, thường trên 100.000 vnđ/1 con dấu. Để đảm bảo sở hữu con dấu tên đúng chuẩn, người lao động nên tìm hiểu và làm con dấu ở những địa chỉ khắc dấu tên tiếng Nhật uy tín.
Đối với những lao động chưa làm con dấu ở Việt Nam, sau khi sang Nhật có thể tự tìm địa chỉ làm con dấu được. Tuy nhiên, chi phí làm con dấu tên đắt hơn rất nhiều so với ở Việt Nam. Vì vậy, để tránh rắc rối hay làm các thủ tục rườm rà, bạn nên làm con dấu trước khi xuất cảnh sang Nhật làm việc.
