Những thủ tục sau khi hết hợp đồng tại Nhật – TTS cần biết 

Khi hành trình XKLĐ đến chặng cuối, nhiều TTS chỉ tập trung vào ngày về nước mà bỏ qua một số thủ tục sau khi hết hợp đồng tại Nhật. Đây là giai đoạn quan trọng đòi hỏi sự chủ động tìm hiểu kỹ càng. Nắm rõ và thực hiện đúng các thủ tục cần thiết giúp thực tập sinh khép lại quá trình làm việc ở Nhật một cách trọn vẹn và yên tâm hơn khi trở về Việt Nam.

Trước khi kết thúc hợp đồng – Chuẩn bị sớm sẽ thuận lợi hơn

Khi còn đang làm việc tại Nhật, người lao động lợi thế lớn trong việc tiếp cận đầy đủ giấy tờ, thông tin và người phụ trách hồ sơ. Chuẩn bị thủ tục sớm giúp bạn thêm thời gian kiểm tra lại hồ sơ cá nhân, đối chiếu các thông tin quan trọng và hỏi rõ những việc cần hoàn tất trước ngày về nước. Nhờ đó, bạn tránh tình trạng để sát thời điểm kết thúc hợp đồng mới xử lý, vừa gấp gáp vừa dễ bỏ sót những chi tiết cần thiết.

Thực tế cho thấy, phần lớn vướng mắc không đến từ quy trình phức tạp, mà chủ yếu hoàn thiện chậm và thiếu thời gian rà soát. Khi chủ động làm sớm, nếu phát hiện sai lệch hay thiếu giấy tờ, người lao động vẫn kịp thời bổ sung hoặc xác nhận lại ngay khi còn ở Nhật. Điều này giúp hạn chế tối đa rủi ro phát sinh sau khi về Việt Nam, đồng thời đảm bảo quá trình hoàn tất thủ tục diễn ra đúng trình tự.

👉 Xem thêm: Đi Nhật về làm gì? Top 10 việc HOT lương CAO

Sau khi hết hợp đồng – Các giấy tờ cần lấy từ công ty và nghiệp đoàn

Kết thúc hợp đồng làm việc bên Nhật, người lao động bắt buộc phải nhận đầy đủ giấy tờ từ công ty tiếp nhận và nghiệp đoàn. Bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến các thủ tục sau khi về nước hoặc dự định quay trở lại Nhật trong tương lai. Cụ thể như sau:

• Giấy xác nhận hoàn thành chương trình TTS: Do nghiệp đoàn cấp, xác nhận người lao động đã tham gia và hoàn tất chương trình thực tập kỹ năng tại Nhật theo đúng thời gian và quy định. 
• Thẻ chứng nhận bảo hiểm lao động: Giấy tờ chứng minh người lao động hoàn thành đóng bảo hiểm trong suốt thời gian làm việc. Đây là căn cứ để đối chiếu thông tin liên quan đến quyền lợi bảo hiểm.
• Chứng minh thu nhập và khai báo thuế: Nhóm giấy tờ phản ánh mức thu nhập thực tế và việc thực hiện nghĩa vụ thuế trong thời gian làm việc tại Nhật. Các tài liệu này thường do công ty tiếp nhận cung cấp hoặc hỗ trợ trích xuất.
• Chứng nhận nghỉ việc: Phản ánh thời điểm người lao động chính thức chấm dứt công việc tại Nhật. Văn bản trình bày rõ ngày nghỉ việc, tình trạng kết thúc hợp đồng và thông tin công ty.
• Sơ yếu lý lịch gốc: Hồ sơ cá nhân được sử dụng trong quá trình làm việc bên Nhật. Thường do công ty hoặc nghiệp đoàn tiếp quản từ khi người lao động bắt đầu chương trình. Trước khi về nước, người lao động cần xác nhận lại xem bản gốc đang do đơn vị nào giữ và chủ động xin nhận lại đầy đủ. 

Thủ tục cần làm với cơ quan Nhật Bản trước khi về nước

Trước khi về nước, một số thủ tục sau khi hết hợp đồng tại Nhật cần thực hiện bao gồm: xử lý giấy tờ cư trú, Nenkin, ngân hàng, khai báo chuyển đi,… Đây là những thủ tục quan trọng các bạn TTS phải ghi nhớ. Chi tiết cùng tham khảo dưới đây.

Trả thẻ cư trú khi xuất cảnh
Thẻ cư trú không được mang về Việt Nam mà phải nộp lại cho cơ quan xuất nhập cảnh Nhật tại sân bay vào ngày rời Nhật. Khi làm thủ tục xuất cảnh, người lao động cần xuất trình thẻ cư trú để được cắt góc hoặc thu hồi theo quy định. Đây là bước xác nhận bạn đã kết thúc tư cách lưu trú tại Nhật một cách hợp pháp.

Khai báo chuyển đi tại Shiyakusho
Người lao động cần làm thủ tục khai báo chuyển đi tại cơ quan hành chính địa phương nơi đang cư trú. Việc khai báo giúp chấm dứt đăng ký cư trú, đồng thời là căn cứ để xử lý các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, thuế và giấy tờ hành chính khác.

Xử lý hồ sơ bảo hiểm hưu trí (Nenkin)
Dù thủ tục lấy nenkin Nhật Bản thường thực hiện sau khi về Việt Nam, người lao động vẫn cần kiểm tra lại thông tin đóng bảo hiểm, thời gian tham gia và giấy tờ liên quan khi còn ở Nhật. Việc xác nhận sớm giúp đảm bảo dữ liệu chính xác, tránh thiếu sót khi làm hồ sơ sau này.

Hoàn tất các nghĩa vụ tài chính 

Đây là một trong những thủ tục sau khi hết hợp đồng tại Nhật cần được rà soát kỹ. Ví dụ các khoản thuế cư trú còn phải nộp, tiền điện – nước – gas còn tồn hoặc chi phí phát sinh tại nơi ở. Người lao động nên xác nhận lại từng khoản với cơ quan hành chính địa phương, đơn vị quản lý nhà ở hoặc công ty liên quan để đảm bảo không còn nghĩa vụ tài chính chưa xử lý.

Đóng hoặc xử lý tài khoản ngân hàng tại Nhật
Nếu không còn nhu cầu sử dụng, người lao động nên đến ngân hàng để đóng tài khoản hoặc hỏi rõ cách duy trì tài khoản sau khi rời Nhật. Đây là bước thường bị bỏ sót nhưng có thể gây phiền phức nếu tài khoản vẫn phát sinh phí khi đã về Việt Nam.

👉 Giải đáp: Nenkin là gì? Cách tính và lấy tiền Nenkin nhanh nhất

Sau khi về Việt Nam – Hoàn thiện hồ sơ và giấy tờ cần thiết

Sau khi trở về Việt Nam, người lao động bước vào giai đoạn hoàn thiện hồ sơ và giấy tờ cần thiết. Theo đó, các bạn tiến hành kiểm tra toàn bộ giấy tờ mang về và tiếp tục thực hiện những nội dung phát sinh. Ví dụ như thanh lý hợp đồng, làm thủ tục hoàn thuế Nenkin hoặc bổ sung các xác nhận theo yêu cầu. 

Bên cạnh đó, người lao động nên sắp xếp hồ sơ theo từng nhóm mục đích để thuận tiện đối chiếu hoặc sử dụng về sau. Việc lưu trữ khoa học ngay từ đầu cũng hạn chế vấn đề thất lạc giấy tờ. Khi các giấy tờ hoàn tất đầy đủ, quá trình xử lý hồ sơ diễn ra liền mạch hơn. Đồng thời đảm bảo người lao động nhận hỗ trợ rõ ràng và giữ trọn các quyền lợi liên quan sau khi hết hợp đồng ở Nhật.

Muốn quay lại Nhật – Hồ sơ cần chuẩn bị thêm

Trên thực tế, đối với những lao động đã từng sang Nhật làm việc và có nhu cầu quay lại lần 2, hồ sơ phải bổ sung thêm một số giấy tờ đặc biệt. Cụ thể bao gồm:

– Chứng nhận thi đỗ chuyển giai đoạn 2: Giấy tờ bắt buộc khi người lao động muốn quay lại Nhật tiếp tục làm việc sau thời gian thực tập. Xác nhận người lao động đã vượt qua kỳ thi đánh giá kỹ năng theo đúng ngành nghề tham gia trước đó, đủ điều kiện chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Khi chuẩn bị hồ sơ quay lại Nhật, người lao động cần nộp bản gốc. Đồng thời xem xét kỹ thông tin cá nhân, ngành nghề và thời điểm thi để đảm bảo hồ sơ thống nhất và không phát sinh yêu cầu bổ sung.

– Hợp đồng TTS kỹ năng với công ty tiếp nhận bên Nhật: Tài liệu thể hiện rõ mối quan hệ lao động giữa người lao động và doanh nghiệp Nhật Bản trong giai đoạn làm việc tiếp theo. Khi chuẩn bị hồ sơ quay lại Nhật, người lao động cần đảm bảo hợp đồng được ký kết đúng quy định, thông tin rõ ràng và thống nhất với các giấy tờ trước đó.

👉 Xem ngay: 10 điều thực tập sinh CẦN BIẾT khi quay lại Nhật lần 2

Những sai lầm thường gặp sau khi hết hợp đồng

Thực tế, không ít thực tập sinh thường chủ quan, cho rằng mọi thủ tục về nước sau khi hết hợp đồng bên Nhật đã hoàn tất. Thực tế, không ít sai lầm phát sinh ở giai đoạn này, đặc biệt liên quan đến hồ sơ, giấy tờ. Có thể kể tên như sau:

Không lưu bản sao hoặc bản chụp các giấy tờ quan trọng

Một sai lầm rất thường gặp sau khi hết hợp đồng nhưng ít bạn chú ý. Nhiều thực tập sinh chỉ giữ bản giấy gốc và cho rằng như vậy là đủ. Trong khi giấy tờ dễ thất lạc, hư hỏng hoặc cần đối chiếu lại sau một thời gian. Khi không có bản sao hoặc bản chụp lưu trữ, việc bổ sung hay xác nhận lại thông tin từ Việt Nam trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian và phụ thuộc vào đơn vị trung gian. 

Phụ thuộc hoàn toàn vào bên hỗ trợ mà không tìm hiểu thông tin

Nhiều thực tập sinh chỉ làm theo hướng dẫn mà không nắm rõ mình đang thực hiện thủ tục gì, ở bước nào và đã hoàn tất đến đâu. Khi phát sinh vấn đề hoặc cần xác nhận lại thông tin sau khi về nước. Việc không hiểu rõ quy trình khiến người lao động rơi vào thế bị động, khó giải trình và mất nhiều thời gian để xử lý lại từ đầu.

Không kiểm tra tình trạng hồ sơ 

Một số trường hợp, các bạn nhận giấy tờ mà không xác nhận lại xem hồ sơ được xử lý đầy đủ chưa, các thông tin chốt đúng theo quy trình hành chính hay vẫn còn bước cần hoàn tất. Khi không đánh giá tình trạng hồ sơ ngay từ đầu, các bạn thường chỉ phát hiện vấn đề sau khi đã về Việt Nam. Từ đó khiến việc bổ sung hoặc điều chỉnh trở nên khó khăn.

Kết luận

Thủ tục sau khi hết hợp đồng tại Nhật là bước quan trọng để người lao động khép lại quá trình làm việc một cách trọn vẹn và đúng quy định. Việc chủ động xử lý đầy đủ các nội dung cần thiết không chỉ giúp hồ sơ được hoàn thiện rõ ràng, mà còn hạn chế tối đa những vướng mắc sau khi về nước. Khi nắm chắc và thực hiện đúng các thủ tục cần thiết, thực tập sinh khép lại hành trình XKLĐ thuận lợi và nhanh chóng.