Khác so với các nước trên thế giới, Nhật Bản thường dùng con dấu để xác nhận giấy tờ. Con dấu ở Nhật còn có tên gọi là Inkan mà bất kỳ người lao động làm việc tại Nhật đều phải có cho riêng mình. Vậy tại sao phải làm con dấu khi đi XKLĐ Nhật và cách sử dụng con dấu này như thế nào? Tất cả sẽ được JVNET bật mí trong bài viết dưới đây.
Con dấu ở Nhật là gì? Phân loại con dấu ở Nhật Bản
Nội dung bài viết
Con dấu trong tiếng Nhật là Inkan hay còn được gọi với tên Hanko. Đây là con dấu được sử dụng cho cá nhân và công ty. Nó dùng để thay thế cho chữ ký thông thường. Do đó, người lao động khi sang Nhật làm việc bắt buộc phải chuẩn cho mình ít nhất một con dấu.
Các con dấu thường được làm từ rất nhiều chất liệu khác nhau như: đá, gỗ, nhựa,… Đối với lao động Việt tham gia chương trình XKLĐ Nhật. Các bạn yên tâm rằng sẽ được nhân viên của công ty XKLĐ hỗ trợ làm con dấu với chất liệu bằng gỗ. Trên mỗi con dấu sẽ được khắc tên chính của bạn và viết bằng chữ Katakana.
Thực tế, con dấu ở Nhật gồm 3 loại chính, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của mỗi người. Cụ thể như sau:
– Jitsuin: Con dấu đã được đăng ký với chính quyền địa phương. Thường được sử dụng để ký hợp đồng, giấy khai sinh, mua bán,…
– Ginkoin: Con dấu được dùng khi bạn giao dịch với ngân hàng như: đăng ký tài khoản, rút hoặc gửi tiền tiết kiệm,…
– Mitomein: Con dấu sử dụng khi ký nhận hàng ngày như: nhận hàng, xác nhận thư, bưu phẩm,…
Những vấn đề người lao động cần biết khi đi XKLĐ: XEM NGAY
Tại sao cần phải làm con dấu tên ở Nhật?
Khi làm việc tại Nhật, con dấu Inkan có giá trị rất cao dùng để thay thế cho chữ ký trong các giao dịch. Việc sử dụng con dấu rất cần thiết và tiện dụng. Bởi, mọi thủ tục giấy tờ phải được đóng dấu mới được xem là hợp lệ. Thông thường, bạn sẽ dùng nó để ký hợp đồng lao động, làm thẻ ngân hàng, nhận lương, thanh toán điện nước, bảo hiểm hoặc bất kỳ giấy tờ nào. Qua đó giúp bạn đảm bảo tính xác thực tránh gặp vấn đề giả mạo. Ngoài ra, thay vì ký tên thông thường như Việt Nam việc dùng con dấu giúp bạn tiết kiệm thời gian để xử lý giấy tờ, hồ sơ chính xác và nhanh chóng. Và điều quan trọng là tính an toàn và bảo mật của con dấu rất cao. Bởi, mỗi cá nhân sẽ sở hữu con dấu riêng có khắc tên tiếng Nhật của mình. Do đó, các bạn nếu có dự định đi XKLĐ Nhật bắt buộc phải chuẩn bị cho mình con dấu tên.
Gợi ý cách sử dụng con dấu khi ở Nhật Bản
Con dấu ở Nhật được dùng đến ký các văn bản, giấy tờ liên quan khi bạn làm việc tại Nhật. Mỗi loại con dấu sẽ phù hợp với giao dịch khác nhau. Cho nên các bạn phải nắm được cách sử dụng chính xác của từng loại con dấu. Cụ thể như sau:
+ Con dấu chính thức (Jitsuin)
Đây là con dấu có hiệu lực pháp lý cao nhất được đăng ký với chính quyền địa phương. Cho nên con dấu này rất quan trọng, có tính bảo mật cao không bị trùng với bất kỳ người nào khác. Loại dấu này thường được dùng trong các giấy tờ như: giấy khai sinh, hợp đồng lao động, mua bán, chứng tử,… Các bạn lưu ý phải bảo quản con dấu này cẩn thận tránh làm mất. Bởi, thủ tục để làm lại con dấu Jitsuin này sẽ phức tạp hơn so với con dấu khác.
+ Con dấu ngân hàng (Ginkoin)
Ginkoin được biết đến là con dấu được dùng cho các giao dịch, thủ tục trong ngân hàng. Có thể kể đến như: mở tài khoản, rút tiền, gửi tiết kiệm,… Con dấu này bạn phải đăng ký với ngân hàng khi tiến hành mở tài khoản.
Trong trường hợp, bạn muốn rút một khoản tiền lớn vượt quá giới hạn giao dịch. Bạn phải đến trực tiếp ngân hàng để làm thủ tục rút tiền. Khi đó, bạn sẽ sử dụng con dấu Ginkoin để hoàn thành việc xác nhận giấy tờ.
Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng con dấu này nếu muốn thay đổi thông tin tài khoản như: mã số cá nhân, địa chỉ, số điện thoại,…
+ Con dấu cá nhân (Mitomein)
Đối với con dấu Mitomein mang tính cá nhân nên không có giá trị pháp lý. Cho nên bạn không phải đăng ký khi làm con dấu này. Thông thường, bạn sẽ sử dụng con dấu Mitomein để xác nhận các thanh toán hằng ngày như: mua hàng, gửi thư, giao bưu kiện,… Bạn cần lưu ý rằng, tuy con dấu này không có tính pháp lý cao nhưng trước khi đóng dấu hãy kiểm tra mọi thủ tục giấy tờ kỹ càng.
Ngoài ra, tính bảo mật của con dấu Mitomein không cao. Cho nên bạn có thể làm con dấu cá nhân tại các cửa hàng Hankoya hoặc mua ở cửa hàng 100 yên nếu biết tên tiếng Nhật của mình.
Tìm hiểu thêm cách làm con dấu ở Nhật – điều bạn cần biết
Mất con dấu ở Nhật nên tới đâu để làm lại?
Đối với con dấu cá nhân không có giá trị về mặt pháp lý, dùng để xác nhận giao dịch hằng ngày. Bạn có thể dễ dàng tìm mua tại cửa hàng 100 yên nếu biết cách viết tên của mình bằng tiếng Nhật. Ngoài ra, nếu bạn không tìm thấy tên của mình hãy đến cửa hàng làm con dấu Hankoya để tạo một cái mới.
Trong trường hợp, bạn làm mất con dấu chính thức Jitsuin. Đầu tiên, bạn phải báo lên trung tâm hành chính địa phương (Shiyakusho) để xóa đăng ký con dấu cũ và làm một con dấu mới. Sau đó, bạn nhận đơn đăng ký và điền thông tin đầy đủ rồi nộp lại cho nhân viên. Nếu mọi thủ tục được hoàn tất không gặp vấn đề sai sót thì bạn có thể lấy được giấy đăng ký con dấu ngay trong ngày.
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ thông tin mà bạn cần biết về con dấu ở Nhật. Có thể nói, con dấu là một vật không thể thiếu trong việc giải quyết các vấn đề về giấy tờ, hồ sơ, thủ tục hành chính, giao dịch,… Do đó, việc làm con dấu là rất quan trọng mà người lao động phải hoàn thành khi sang Nhật làm việc. Ngoài ra, các bạn lưu ý hãy lựa chọn địa chỉ uy tín để có cho mình con dấu đẹp, đúng chuẩn nhé.
