Nhiều người nghĩ rằng chuyển việc theo diện Tokutei chỉ cần nộp hồ sơ là xong. Nghe thì đơn giản, nhưng không phải ai cũng biết rõ tokutei chuyển việc cần những giấy tờ gì?. Đó là lý do nhiều người gặp rắc rối không đáng có. Nếu bạn cũng đang dự định thay đổi công việc, hãy checklist ngay danh sách giấy tờ và kinh nghiệm thực tế để tránh đi vào vết xe đổ.
Hồ sơ tokutei chuyển việc ở Nhật 2025
Nội dung bài viết
Khi đã có visa Tokutei và đang làm việc tại Nhật, việc muốn chuyển sang một công ty mới không chỉ dừng lại ở khâu tìm đơn hàng phù hợp. Nhiều bạn băn khoăn liệu “tokutei chuyển việc cần những giấy tờ gì?”. Có thể kể tên: thẻ lưu trú, chứng nhận nghỉ việc, thẻ my number, xác nhận nghĩa vụ đóng thuế và bảo hiểm,… Cụ thể một bộ hồ sơ chuyển việc Tokutei thường bao gồm:
- Xác nhận nghỉ việc của công ty cũ: Đây là giấy tờ chứng minh bạn đã chấm dứt hợp đồng đúng luật. Nếu không có, hồ sơ chuyển việc tokutei dễ bị nghi ngờ là nghỉ ngang hoặc bỏ trốn.
- Chứng nhận đóng thuế, bảo hiểm: Cục Xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra bạn đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và bảo hiểm trước khi chấp nhận công ty mới.
- Giấy chứng nhận tư cách lao động: Xác minh bạn được phép làm việc trong ngành Tokutei tương ứng, giúp công ty mới yên tâm ký hợp đồng.
- Thẻ My Number: Dùng để đối chiếu thông tin thuế, bảo hiểm và cư trú. Khi làm thủ tục ở công ty mới, bạn thường phải xuất trình.
- Thẻ lưu trú: Là giấy tờ quan trọng xác nhận bạn đang cư trú hợp pháp tại Nhật. Thông tin trên thẻ được cập nhật khi bạn chuyển việc.
- Giấy đăng ký cư trú: Do chính quyền địa phương cấp, dùng để xác nhận địa chỉ sinh sống hiện tại khi làm hồ sơ với công ty mới hoặc Cục Xuất nhập cảnh.
👉 Xem thêm: Hồ sơ xin visa tokutei ginou dành cho người mới sang Nhật lần đầu
Thời điểm phù hợp để chuyển việc khi đang giữ visa Tokutei
Thực tế, thời điểm được coi phù hợp nhất để chuyển việc là khi bạn vẫn đủ hạn visa (ít nhất trên 6 tháng), đã hoàn thành giai đoạn làm việc ổn định (tối thiểu 6 tháng) ở công ty hiện tại, công ty mới đồng ý tuyển dụng và không vướng mắc về bảo hiểm hay thuế.
Đối với lao động đang ở Nhật làm việc theo diện Tokutei, việc chọn thời điểm đổi sang công ty mới rất quan trọng. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì tư cách lưu trú.
Nếu chuyển việc quá sớm, bạn có thể bị đánh giá là chưa nghiêm túc với công việc. Còn nếu đợi đến khi visa sắp hết hạn mới thực hiện, hồ sơ dễ bị trì hoãn hoặc gặp tình trạng không kịp xét duyệt.
Do đó, cách an toàn nhất là chủ động lên kế hoạch trước vài tháng, tìm đơn hàng đúng ngành Tokutei mong muốn và trao đổi trước với công ty mới về việc hỗ trợ thủ tục. Điều này giúp quá trình chuyển việc diễn ra suôn sẻ, vừa giữ được quyền lợi cư trú, vừa đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
Nên tự làm hay nhờ công ty phái cử hỗ trợ?
Trong quá trình làm việc tại Nhật theo diện Tokutei, không ít lao động mong muốn tìm kiếm công ty mới. Lúc này, câu hỏi đặt ra rằng nên tự làm hồ sơ chuyển việc tokutei hay nhờ công ty phái cử hỗ trợ. Mỗi lựa chọn mang đến lợi ích và hạn chế khác nhau. Cụ thể như sau:
Tự làm hồ sơ
Ưu điểm: Việc tự làm hồ sơ giúp người lao động chủ động hoàn toàn về tiến độ và cơ hội hiểu rõ quy trình, thuận lợi hơn nếu sau này tiếp tục chuyển việc tokutei.
Nhược điểm:
– Phải trực tiếp liên hệ với Cục Xuất nhập cảnh và chính quyền địa phương, điều này khá khó khăn.
– Thủ tục hành chính và giấy tờ pháp lý khá phức tạp, dễ gây mất thời gian nếu không nắm rõ thông tin.
Thông qua công ty phái cử
Ưu điểm:
– Có người hướng dẫn, hỗ trợ từ khâu chuẩn bị giấy tờ đến nộp hồ sơ lên Cục Xuất nhập cảnh.
– Công ty kinh nghiệm xử lý nhiều trường hợp giúp giảm rủi ro bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
– Giảm áp lực cho người lao động, đặc biệt những bạn hạn chế về tiếng Nhật.
Nhược điểm:
– Phát sinh chi phí dịch vụ, có thể từ vài man đến hơn chục man tùy công ty.
– Một số công ty phái cử làm việc chậm hoặc thiếu minh bạch, dẫn đến NLĐ bị động, phải chờ đợi lâu.
Như vậy, việc chọn cách tự làm hồ sơ hay nhờ công ty phái cử phụ thuộc vào nhu cầu, điều kiện của mỗi người. Nếu bạn đã quen môi trường Nhật Bản, khả năng đọc hiểu giấy tờ và muốn tiết kiệm chi phí thì tự làm hồ sơ là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, những bạn cần chuyển việc gấp, không muốn mất nhiều thời gian đi lại hoặc đảm bảo chắc chắn hồ sơ được xử lý nhanh gọn nên nhờ công ty phái hỗ trợ.
👉 Giải đáp: Hết hợp đồng Tokutei có được gia hạn không?
Những lý do khiến hồ sơ chuyển việc Tokutei bị từ chối
Chuyển việc khi đang giữ visa Tokutei tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế có không ít trường hợp bị từ chối. Lỗi thường chủ yếu đến từ cách chuẩn bị giấy tờ hồ sơ, hợp đồng lao động, công ty tiếp nhận,… Cùng điểm qua một số nguyên nhân phổ biến dưới đây.
Hồ sơ cá nhân không đẹp
Nếu trong quá trình làm việc trước đây bạn từng bị nhắc nhở vì nghỉ quá nhiều, vi phạm nội quy hoặc bị công ty báo cáo tiêu cực lên nghiệp đoàn/Cục Xuất nhập cảnh. Những thông tin này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc duyệt hồ sơ chuyển việc tokutei.
Giấy tờ không đầy đủ hoặc sai quy cách
Nhiều lao động chủ quan, bỏ sót các giấy tờ quan trọng dẫn đến hồ sơ không hợp lệ. Bên cạnh đó, cũng tồn tại trường hợp nộp giấy tờ chuyển việc tokutei nhưng không đúng chuẩn. Ví dụ, bản photo giấy tờ không rõ nét, thiếu dấu xác nhận của công ty cũ. Những sai sót này khiến Cục Xuất nhập cảnh yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xét duyệt, thậm chí từ chối hồ sơ ngay lần đầu.
Công ty mới không đủ điều kiện tiếp nhận Tokutei
Không phải doanh nghiệp nào tại Nhật cũng được phép tuyển dụng lao động diện Tokutei. Nếu công ty mới chưa đăng ký đủ tư cách, hồ sơ chuyển việc của bạn tự động bị từ chối, dù các giấy tờ cá nhân nộp đầy đủ.
👉 Tìm hiểu: Điều kiện để chuyển tokutei ginou dành cho người đã và đang ở Nhật
Giải đáp
Nhiều lao động muốn chuyển sang công ty khác ở Nhật thường không biết bắt đầu từ đâu, tokutei chuyển việc cần những giấy tờ gì? và thủ tục thế nào. Để các bạn nắm thông tin chính xác, dưới đây là phần giải đáp chi tiết cho những câu hỏi thường gặp.
Chuyển Tokutei có cần giấy thôi việc của công ty cũ không?
Trả lời: CÓ. Nếu trường hợp các bạn TTS hoàn thành chương trình tokutei muốn chuyển sang ngành nghề khác. Khi đó, các bạn phải sở hữu giấy xác nhận thôi việc ở công ty cũ. Điều này nhằm đảm bảo quá trình chuyển việc minh bạch và đúng quy định của Cục Xuất nhập cảnh.
Có cần xin lại COE khi chuyển Tokutei không?
Những bạn đang làm việc hợp pháp tại Nhật KHÔNG cần xin lại COE khi chuyển Tokutei. Bởi vì, COE chỉ dùng trong lần đầu tiên làm thủ tục xin visa và nhập cảnh vào nước Nhật. Do đó, khi thay đổi công ty làm việc bên Nhật, giấy tờ này hoàn toàn không phải cấp mới.
Có bị ảnh hưởng tư cách lưu trú nếu nghỉ ngang không báo?
Câu trả lời là CÓ. Khi bạn tự ý nghỉ ngang mà không thông báo, thông tin cư trú tại Cục Xuất nhập cảnh sẽ không được cập nhật. Điều này khiến hồ sơ thiếu minh bạch và có thể bị đánh giá không thực hiện đúng hoạt động lao động theo diện Tokutei. Hậu quả là việc gia hạn, chuyển việc hoặc xét duyệt thủ tục liên quan sau này gặp nhiều rắc rối, thậm chí khả năng bị chấm dứt tư cách lưu trú.
Nếu chưa có giấy nghỉ việc thì sao?
Trong trường hợp bạn muốn chuyển tokutei nhưng công ty cũ chưa cấp giấy nghỉ việc. Khi đó, thủ tục với Cục Xuất nhập cảnh gặp khó khăn vì thiếu căn cứ chứng minh bạn đã chấm dứt hợp đồng. Nếu kéo dài, hồ sơ chuyển việc có nguy cơ bị treo hoặc từ chối. Giải pháp thực tế là bạn cần chủ động yêu cầu công ty cấp giấy tờ sớm hoặc nhờ nghiệp đoàn hỗ trợ để lấy xác nhận chính thức.
Lời kết
Như vậy, các bạn đã nắm rõ “tokutei chuyển việc cần những giấy tờ gì?” chính xác. Qua đó không chỉ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, mà còn tạo nền tảng để quá trình chuyển việc diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ và hạn chế tối đa rủi ro liên quan đến tư cách lưu trú. Đây chính là bước quan trọng để bạn yên tâm bắt đầu hành trình làm việc ổn định tại công ty mới.
