Chuyển việc theo diện visa Tokutei không chỉ đơn thuần là tìm công ty mới, mà còn đòi hỏi quá trình chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn. Rất nhiều bạn khi bắt đầu đều đặt câu hỏi: “Hồ sơ xin visa tokutei ginou cần những giấy tờ gì?”. Nếu thiếu sót dù chỉ một loại giấy tờ, hồ sơ có thể kéo dài thời gian xử lý hoặc thậm chí bị từ chối. Để tránh rủi ro không đáng có, bài viết này sẽ tổng hợp 10 loại giấy tờ quan trọng các bạn cần nắm rõ.
Hồ sơ chuyển tokutei ginou gồm những gì?
Nội dung bài viết
Theo quy định của Chính phủ Nhật Bản, hồ sơ xin visa Tokutei (kỹ năng đặc định) bao gồm các giấy tờ cơ bản như: hộ chiếu còn hiệu lực, bằng tốt nghiệp, ảnh thẻ cá nhân, giấy khám sức khỏe, chứng chỉ tiếng Nhật và chứng chỉ kỹ năng Tokutei.
Tùy vào từng trường hợp cụ thể như: thực tập sinh chuyển việc, du học sinh chuyển đổi tư cách lưu trú hay người chưa từng sang Nhật, người lao động sẽ cần bổ sung thêm một số giấy tờ liên quan. Dưới đây là hồ sơ chi tiết cho từng trường hợp:
Đối với người chưa từng đi Nhật
Hồ sơ xin visa Tokutei Ginou dành cho người chưa từng sang Nhật yêu cầu sự chuẩn bị một số giấy tờ cần thiết như: hộ chiếu còn thời hạn, ảnh thẻ cá nhân, bằng cấp cao nhất, chứng nhận đủ sức khỏe làm việc và hai loại chứng chỉ (tiếng Nhật và kỹ năng nghề chuyên môn).
Các loại giấy tờ trên đều bắt buộc khi xin visa Tokutei lần đầu từ Việt Nam. Việc chủ động tìm hiểu và hoàn thiện hồ sơ sớm giúp bạn rút ngắn thời gian chờ đợi và thể hiện thái độ nghiêm túc. Điều này giúp bạn được nhà tuyển dụng Nhật đánh giá cao hơn.
👉 Xem ngay: Điều kiện xin visa kỹ năng đặc định cho người chưa từng đi Nhật
Đối với thực tập sinh chuyển Tokutei
Thực tập sinh đã từng đi Nhật, dù đang ở lại hay đã về nước, nếu muốn chuyển sang visa Tokutei Ginou cần hoàn thiện hồ sơ đầy đủ quy định. Việc thiếu sót giấy tờ có thể khiến bạn bị chậm trễ hoặc đánh mất cơ hội quay lại Nhật. Cùng điểm danh một vài giấy tờ quan trọng dưới đây.
- Hộ chiếu: còn thời hạn tối thiểu 6 tháng tại thời điểm nộp hồ sơ.
- Thẻ ngoại kiều: bản gốc, thể hiện rõ tư cách lưu trú hiện tại, thời hạn visa và thông tin cá nhân.
- Chứng nhận hoàn thành chương trình TTS 3 năm: do nghiệp đoàn hoặc công ty tiếp nhận cũ cấp.
- Giấy xác nhận nghỉ việc: tài liệu chứng minh bạn không còn ràng buộc hợp đồng với công ty trước.
- Chứng chỉ tay nghề Tokutei: bổ sung nếu ngành Tokutei bạn muốn chuyển không trùng với ngành từng thực tập.
- Hợp đồng lao động mới: ghi rõ nội dung công việc, thời hạn, mức lương, thông tin công ty tiếp nhận.
- Giấy tờ thuế và bảo hiểm xã hội: chứng minh đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trong quá trình làm việc.
- Giấy tư cách lưu trú mới (COE): công ty tiếp nhận mới đứng ra bảo lãnh tại Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản.
Lưu ý: Nếu bạn đã về nước, hãy chủ động liên hệ với công ty tiếp nhận để được hỗ trợ làm COE và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ từ Việt Nam. Còn nếu bạn vẫn đang ở Nhật, việc chuyển công ty cần được thực hiện đúng quy định và thời gian lưu trú còn hiệu lực.
Đối với du học sinh chuyển visa Tokutei
Với những bạn du học sinh đã hoàn thành chương trình học tại Nhật và mong muốn chuyển sang visa kỹ năng đặc định, việc chuẩn bị hồ sơ đúng và đủ là yếu tố then chốt. Hồ sơ xin visa Tokutei đối với du học sinh ngoài các giấy tờ bắt buộc như hộ chiếu, ảnh thẻ, chứng chỉ tiếng Nhật và kỹ năng tay nghề, còn cần bổ sung bằng tốt nghiệp hoặc giấy xác nhận đã hoàn tất chương trình học tập.
Những giấy tờ này giúp chứng minh bạn đủ điều kiện thay đổi tư cách lưu trú từ “du học” sang “kỹ năng đặc định”. Để tránh gián đoạn thời gian cư trú và mất cơ hội việc làm, du học sinh nên chủ động chuẩn bị hồ sơ càng sớm càng tốt – lý tưởng là ngay sau khi có kết quả tốt nghiệp và thi chứng chỉ ngành.
👉 Cập nhật: Điều kiện chuyển visa đặc định dành cho TTS, DHS và kỹ sư
Quy trình nộp hồ sơ visa tokutei ginou
Để xin visa Tokutei Ginou, người lao động cần trải qua quy trình thủ tục rõ ràng. Từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận được visa. Dù là người chưa từng sang Nhật hay chuyển đổi từ TTS, du học sinh. Việc nắm chắc thông tin giúp bạn rút ngắn thời gian xử lý và tránh sai sót không đáng có.
Bước 1: Hoàn tất đầy đủ giấy tờ cần thiết
Bước 2: Công ty tiếp nhận xin COE tại Nhật
Sau khi ký hợp đồng, phía công ty tiếp nhận ở Nhật tiến hành xin giấy tư cách lưu trú (COE) cho bạn. Đây là bước gần như bắt buộc trước khi nộp visa. Thời gian xử lý thường mất vài tháng, tùy thuộc thời điểm và khu vực nộp.
Bước 3: Nộp hồ sơ xin visa Tokutei Ginou
Sau khi có COE, các bạn tiến hành nộp hồ sơ xin visa theo hai trường hợp chính:
Nộp tại Việt Nam (chưa từng đi Nhật hoặc TTS đã về nước)
- Nộp tại Đại sứ quán Nhật Bản
- Thời gian khoảng 1 đến 2 tuần làm việc
- Sau khi được cấp visa, bạn được nhập cảnh Nhật diện Tokutei
Nộp tại Nhật (đang cư trú hợp pháp, chuyển từ TTS/du học)
- Nộp ở Cục Xuất nhập cảnh địa phương
- Thời gian thường tối đa 3 tháng
- Khi xét duyệt, bạn được cấp thẻ ngoại kiều theo diện Tokutei
Bước 4: Nhận kết quả và chuẩn bị xuất cảnh
- Liên hệ công ty tiếp nhận để xác nhận thời gian nhập cảnh
- Mua vé máy bay, chuẩn bị hành lý
- Kiểm tra hồ sơ trước khi làm thủ tục nhập cảnh
👉 Giải đáp: Xin visa tokutei ginou mất bao lâu?
Những lưu ý khi làm hồ sơ tokutei
Để gia tăng cơ hội xét duyệt hồ sơ, bên cạnh nắm rõ “Hồ sơ xin visa tokutei ginou cần những giấy tờ gì?”, các bạn cần lưu ý: thời gian nộp sớm, thi chứng chỉ tokutei đúng ngành, hợp đồng lao động rõ ràng,… Chi tiết mời bạn cùng tìm hiểu bên dưới đây.
Phân biệt rõ giữa trường hợp: TTS – Du học sinh – Người mới
Mỗi đối tượng yêu cầu bộ hồ sơ khác nhau. Việc nhầm lẫn giữa các đối tượng có thể dẫn đến thiếu hoặc sai giấy tờ. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả xin visa. Do đó, trước khi bắt đầu làm hồ sơ, bạn cần xác định rõ bản thân thuộc nhóm nào để tra cứu thông tin chính xác.
Hồ sơ thống nhất, rõ ràng, minh bạch
Tất cả giấy tờ trong bộ hồ sơ, từ hộ chiếu, bằng cấp, hợp đồng lao động đến đơn xin visa,… phải trùng khớp thông tin cá nhân. Chỉ cần viết thiếu 1 dấu trong tên hoặc sai số hộ chiếu, bạn cũng phải làm lại từ đầu. Đây là lỗi phổ biến nhưng lại dễ dàng phòng tránh nếu bạn kiểm tra kỹ trước khi nộp.
Kiểm tra thời hạn visa và thời điểm nộp hồ sơ
Nhiều bạn để sát ngày hết hạn visa mới bắt đầu làm hồ sơ chuyên việc Tokutei. Dẫn đến tình trạng không kịp chuẩn bị hoặc không đủ thời gian xét duyệt. Đặc biệt với trường hợp chuyển tư cách lưu trú khi đang ở Nhật (TTS, du học sang Tokutei). Bạn nên bắt đầu làm hồ sơ trước ít nhất 1 tháng. Nếu visa hết hạn trong lúc hồ sơ chưa được duyệt, bạn có nguy cơ phải trở về nước.
Những câu hỏi thường gặp
Khi chuẩn bị hồ sơ xin visa Tokutei Ginou, nhiều người thường băn khoăn xoay quanh các vấn đề như: chứng chỉ, COE, giấy tờ,… Dưới đây là một số giải đáp rõ ràng, dễ hiểu giúp bạn tự tin hơn khi làm hồ sơ kỹ năng đặc định.
Hồ sơ xin visa Tokutei cần những giấy tờ gì?
Bao gồm: hộ chiếu còn hiệu lực, ảnh thẻ, giấy khám sức khỏe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ tiếng Nhật và chứng chỉ kỹ năng Tokutei. Tùy từng trường hợp, có thể cần bổ sung thêm giấy tờ liên quan đến quá trình học tập hoặc làm việc trước đó.
Hồ sơ xin visa Tokutei có cần chứng chỉ gì?
Hồ sơ xin visa Tokutei cần 2 loại chứng chỉ là: tiếng Nhật và kỹ năng tay nghề. Đây là căn cứ phía Nhật Bản đánh giá người lao động đủ điều kiện giao tiếp và đáp ứng yêu cầu công việc thực tế. Hai chứng chỉ này bắt buộc còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ, cấp bởi tổ chức được chính phủ Nhật công nhận.
Hồ sơ Tokutei có cần xác nhận hoàn thành thực tập sinh không?
Câu trả lời là CÓ. Trường hợp bạn là thực tập sinh đã hoàn thành chương trình 3 năm tại Nhật và muốn chuyển sang visa Tokutei. Giấy xác nhận là căn cứ để Cục Xuất nhập cảnh miễn thi kỹ năng tay nghề Tokutei cho bạn. Nếu không có giấy này, bạn sẽ bị xem là trường hợp mới và phải thi lại kỹ năng và tiếng Nhật.
Xin visa Tokutei có cần COE không?
CÓ. Xin visa Tokutei cần COE trong trường hợp các bạn nộp hồ sơ tại Việt Nam. Điều này áp dụng cho những bạn chưa từng qua Nhật hoặc đã về nước. Khi đó, COE là điều kiện để bạn được xét cấp visa tại Đại sứ quán Nhật.
Lời kết
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hình dung rõ hơn về hồ sơ cần chuẩn bị khi xin chuyển visa Tokutei Gino. Việc nắm chắc “Hồ sơ xin visa tokutei ginou cần những giấy tờ gì?” giúp bạn tránh sai sót không đáng có và chủ động hơn trong quá trình làm thủ tục. Dù đang ở Nhật hay đã về nước, chỉ cần chuẩn bị đúng, đủ, hợp lệ là hoàn toàn có thể tiếp tục hành trình làm việc tại Nhật một cách suôn sẻ.
