Khi bắt đầu sinh sống, học tập hoặc làm việc tại Đức, khai thuế là một trong những thủ tục khiến nhiều người Việt cảm thấy bối rối và dễ bỏ qua. Tuy nhiên, trên thực tế, khai thuế ở Đức lại là bước quan trọng các bạn du học sinh phải nắm rõ. Việc hiểu đúng ngay từ đầu giúp bạn chủ động hơn trong quá trình ổn định cuộc sống bên Đức.
Khai thuế ở Đức là gì? Ai cần phải làm?
Nội dung bài viết
Khai thuế ở Đức là thủ tục người lao động hoặc người cư trú tại Đức chủ động kê khai thu nhập đã phát sinh trong một năm tài chính với cơ quan thuế. Thông qua việc khai thuế, nhà nước xác định số thuế thu nhập thực tế bạn phải nộp. Đồng thời xem xét khả năng hoàn thuế nếu trong năm bạn đã bị khấu trừ cao hơn mức quy định.
Khác với suy nghĩ của nhiều người, khai thuế tại Đức không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc, mà còn là cách để bảo vệ quyền lợi tài chính. Đặc biệt với người lao động nước ngoài mới sang Đức làm việc hoặc du học sinh nghề.
Hiện nay, những nhóm đối tượng sau đây cần thực hiện khai thuế khi ở Đức bao gồm:
– Người kinh doanh cá nhân. Đây là nhóm bắt buộc phải khai thuế. Vì thuế không được khấu trừ tự động từ thu nhập. Toàn bộ nghĩa vụ thuế chỉ được xác định thông qua hồ sơ khai thuế hằng năm.
– Người có thu nhập từ nhiều nguồn trong cùng một năm. Vừa đi làm hưởng lương, vừa có thêm thu nhập khác (ví dụ tiền cho thuê nhà từ 410€ trở lên). Những trường hợp này cần khai thuế để cơ quan thuế tính tổng thu nhập và xác định mức thuế chính xác.
– Người thay đổi hoàn cảnh cá nhân trong năm như: kết hôn, ly hôn, góa phụ, cũng thuộc nhóm cần khai thuế. Những thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính thuế.
– Nhận các khoản trợ cấp hoặc phúc lợi chịu thuế như: trợ cấp cha mẹ, trợ cấp thai sản hoặc một số khoản hỗ trợ xã hội nhất định cũng cần khai thuế để cơ quan thuế xác định đúng mức thuế áp dụng.
👉 Giải đáp: Du học nghề Đức có phải đóng thuế không?
Những giấy tờ cần chuẩn bị trước khi khai thuế ở Đức
Một nguyên tắc quan trọng khi tìm hiểu cách khai thuế ở Đức là nên chuẩn bị hồ sơ từ sớm, ngay trong quá trình sinh sống và làm việc. Việc thu thập đầy đủ giấy tờ trong năm giúp cơ quan thuế xử lý hồ sơ nhanh hơn và giảm nguy cơ sai sót. Cụ thể bao gồm:
Giấy chứng nhận thuế thu nhập từ công việc
Đây là giấy tờ quan trọng nhất, do công ty cấp vào cuối năm tài chính hoặc khi bạn kết thúc hợp đồng lao động. Giấy này tổng hợp toàn bộ thu nhập trong năm cùng các khoản thuế và bảo hiểm đã bị khấu trừ, là căn cứ chính để cơ quan thuế tính toán nghĩa vụ thuế thực tế.
Mã số thuế cá nhân
Là mã số thuế gồm 11 chữ số, được cấp sau khi bạn đăng ký địa chỉ cư trú tại Đức. Mỗi người chỉ có một Steuer-ID duy nhất và sử dụng suốt đời, kể cả khi đổi nơi ở hay đổi công việc.
Số thuế
Đây là số do cơ quan thuế quản lý trực tiếp hồ sơ của bạn cấp. Với những người khai thuế lần đầu, chưa có Steuernummer cũng không phải vấn đề lớn, bạn vẫn có thể nộp hồ sơ. Sau khi hồ sơ được xử lý và bạn nhận thông báo quyết toán thuế, số thuế được ghi rõ trên văn bản.
Thông tin tài khoản ngân hàng tại Đức
Bao gồm IBAN và BIC. Thông tin này dùng để cơ quan thuế chuyển tiền hoàn thuế nếu bạn được hoàn, nên cần khai báo chính xác và trùng khớp với tài khoản đứng tên người khai thuế.
Giấy tờ liên quan đến các khoản được khấu trừ thuế
Bao gồm các chứng từ cho chi phí liên quan đến công việc, chi phí đặc biệt hoặc các khoản chi tiêu phát sinh trong hoàn cảnh đặc biệt. Những giấy tờ đóng vai trò quan trọng trong việc giảm số thuế phải nộp hoặc tăng khả năng được hoàn thuế.
👉 Xem thêm: Điều kiện, thủ tục bảo lãnh người thân sang Đức 2026
Những trường hợp được hoàn lại khi khai thuế
Không phải ai khai thuế bên Đức cũng phải nộp thêm tiền. Trên thực tế, rất nhiều người lao động và du học sinh nghề được hoàn thuế do số thuế đã bị khấu trừ trong năm cao hơn nghĩa vụ thực tế. Dưới đây là những trường hợp phổ biến.
- Người lao động làm việc toàn thời gian: Với nhóm này, thuế thu nhập thường đã bị khấu trừ trực tiếp vào lương hằng tháng. Nếu trong năm phát sinh các khoản chi phí hợp lệ được khấu trừ như: đi lại, nhà ở phục vụ công việc, học nghề,…, Khi quyết toán thuế, người lao động có thể được hoàn lại phần thuế đã nộp dư.
- Sinh viên hoặc người làm việc bán thời gian: Trường hợp tổng thu nhập trong năm không vượt quá mức miễn thuế 603 EUR/tháng, quy định của Đức năm 2026. Số thuế đã bị khấu trừ trong quá trình làm việc thường được hoàn lại gần như toàn bộ sau khi khai thuế.
- Người làm việc tự do: Miễn là có nguồn thu nhập hợp pháp, kê khai đầy đủ và đúng hạn với cơ quan thuế, người làm việc tự do vẫn có quyền xin hoàn thuế nếu số thuế tạm nộp trong năm cao hơn nghĩa vụ thực tế.
Hướng dẫn khai thuế ở Đức mới nhất
Trên thực tế, cách khai thuế tại Đức gồm một vài bước chính như: lựa chọn hình thức khai phù hợp, điền đầy đủ thông tin theo mẫu quy định và nộp hồ sơ đúng cơ quan thuế quản lý. Cùng tìm hiểu trình tự thực hiện, phù hợp cho người lao động nước ngoài và du học sinh nghề tại Đức.
Bước 1: Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ khai thuế
Cơ quan thuế Đức cho phép người nộp thuế lựa chọn giữa hình thức trực tuyến hoặc bản giấy. Khai thuế trực tuyến ngày càng được khuyến khích vì tiết kiệm thời gian, dễ theo dõi tiến độ xử lý. Tuy nhiên, với những bạn chưa quen thao tác online, nộp hồ sơ giấy vẫn được chấp nhận hợp lệ.
– Khai thuế trực tuyến qua hệ thống ELSTER: Nếu chọn hình thức online, bạn thực hiện khai thuế thông qua ELSTER – cổng khai thuế điện tử chính thức của Đức. Hệ thống cho phép tạo tài khoản cá nhân, điền tờ khai thuế theo từng mục và gửi trực tiếp đến cơ quan thuế. Một số giao diện và hướng dẫn hiện đã có tiếng Anh, phù hợp với người nước ngoài mới sang Đức.
– Khai thuế bằng hồ sơ giấy: Trong trường hợp nộp bản giấy, bạn có thể lấy mẫu tờ khai thuế trực tiếp tại Finanzamt nơi bạn đăng ký quản lý thuế, hoặc tải mẫu từ website của cơ quan thuế. Sau khi điền đầy đủ thông tin, hồ sơ sẽ được gửi qua đường bưu điện đến Finanzamt phụ trách khu vực của bạn.
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin thu nhập và các khoản liên quan
Dù nộp online hay giấy, nội dung kê khai đều phải đầy đủ và chính xác. Bạn cần khai rõ các nguồn thu nhập phát sinh tại Đức, các khoản thuế đã bị khấu trừ, chi phí được khấu trừ hợp lệ và các thông tin cá nhân liên quan. Việc kê khai thiếu hoặc sai thông tin có thể khiến hồ sơ bị kéo dài thời gian xử lý.
Bước 3: Nộp hồ sơ khai thuế đúng nơi, đúng thời hạn
Khi hoàn tất tờ khai, bạn gửi hồ sơ trực tuyến qua ELSTER hoặc gửi bưu điện đến Finanzamt quản lý. Với người không cư trú, hồ sơ thường được xử lý theo quy trình riêng, nên việc nộp đúng cơ quan thuế phụ trách là yếu tố rất quan trọng.
👉 Tìm hiểu thêm: Visa du học nghề Đức 2026 – Điều kiện, hồ sơ, thủ tục, lệ phí
Sau khi gửi hồ sơ thuế – bạn sẽ nhận được gì?
Sau khi gửi hồ sơ khai thuế tại Đức, hồ sơ của bạn được cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý theo quy trình riêng. Khi quá trình xét duyệt hoàn tất, bạn nhận được kết quả chính thức từ cơ quan thuế, thể hiện rõ quyền lợi hoặc nghĩa vụ thuế của mình. Cụ thể như sau:
– Thông báo quyết toán thuế: Đây là văn bản quan trọng nhất, trong đó ghi rõ tổng thu nhập đã được cơ quan thuế chấp nhận, số thuế phải nộp theo quy định và số thuế bạn đã tạm nộp trong năm. Dựa trên văn bản này, cơ quan thuế xác định bạn được hoàn thuế hay phải nộp thêm. Người khai thuế nên đọc kỹ các con số và so sánh với thông tin kê khai để kịp thời phát hiện sai lệch nếu có.
– Trong trường hợp được hoàn thuế: Số tiền hoàn được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng bạn đã đăng ký trong hồ sơ. Thông thường, tiền hoàn thuế chuyển trong vòng vài ngày đến vài tuần sau khi bạn nhận thông báo quyết toán, không cần làm thêm thủ tục bổ sung nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ.
– Nếu kết quả cho thấy bạn còn thiếu thuế: thông báo quyết toán nêu rõ số tiền cần nộp và thời hạn thanh toán. Việc nộp đúng hạn là rất quan trọng để tránh phát sinh tiền phạt hoặc lãi chậm nộp. Trong một số trường hợp đặc biệt, bạn có thể liên hệ cơ quan thuế để trao đổi về phương án nộp phù hợp.
– Cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ: Nếu cần làm rõ một số khoản thu nhập hoặc chi phí đã kê khai. Khi đó, bạn sẽ nhận văn bản hoặc thông báo qua hệ thống khai thuế trực tuyến, yêu cầu cung cấp thêm chứng từ trong thời hạn nhất định.
Lời kết
Khai thuế ở Đức không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn là bước quan trọng giúp người lao động và du học sinh nắm bắt quyền lợi của bản thân. Khi hiểu quy trình, chuẩn bị đủ giấy tờ và nắm rõ các mốc thời gian cần thiết, việc khai thuế trở nên đơn giản và ít áp lực hơn rất nhiều. Đặc biệt trong năm 2026 có nhiều điều chỉnh liên quan đến thu nhập và chính sách thuế, việc chủ động khai thuế đúng cách giúp bạn tránh rủi ro pháp lý, đồng thời không bỏ lỡ những khoản tiền đáng lẽ được hoàn lại.
